Agente ou agent de secrétariat

Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons !

SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-09

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec
Travail majoritairement en présentiel. Possibilité de télétravail, selon les dispositions prévues à la directive relative au télétravail

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $/heure selon l’expérience

STATUT DE L’EMPLOI :
Poste régulier syndiqué

SECTEUR DE TRAVAIL
Service des ressources humaines

CONTEXTE
Le Service des ressources humaines de l’ENAP a pour mission de voir à l’orientation stratégique de la gestion des ressources humaines de l’organisation, notamment des relations de travail, la rémunération et la paie, les avantages sociaux, la dotation, la santé et sécurité, et le développement organisationnel. Le Service assure le développement et l’orientation la mise en oeuvre des politiques et programmes en ressources humaines, s’assure du respect des lois du travail et des conventions collectives ainsi que du maintien d’un climat de travail sain et harmonieux.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la Directrice, la personne titulaire aura à :

• Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives ;
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
• Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
• Effectuer de la saisie de données dans le logiciel de gestion des ressources humaines en collaboration avec l’équipe technique.
• Classer les documents, selon le système en vigueur, et assurer la confidentialité des dossiers.
• Voir à l’organisation de comités et de réunions sous la responsabilité de sa direction et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
• Préparer divers documents sous les formes appropriées et développer des outils utiles à la réalisation du travail.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.